Das PDCA-System, bzw. die sogenannte Problemlösungsstory gehört zu den wesentlichen Bestandteilen des Lean Managements. Hinter dem System steht die Idee, dass kontinuierliche Verbesserung vor allem darin besteht, kontinuierlich bestehende Probleme zu lösen. Dieser Beitrag stellt Ihnen das System und die wichtigsten Methoden vor. Anhand der kostenlosen Infografik lassen sich die 8 Schritte zur Problemlösung direkt in die Praxis umsetzen.

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Etliche Forscher halten die Fähigkeit Probleme zu lösen für die eigentliche Form von Intelligenz. Das gilt aber nicht nur für einzelne Personen, sondern ebenso auch für Unternehmen. Die Intelligenz eines Unternehmens misst sich demnach an der Fähigkeit, die eigenen Probleme lösen zu können. Denn gerade Probleme in der organisatorischen Struktur oder im Produktionsprozess sind es, die die wirtschaftliche Entwicklung hemmen.

Intelligente Problemlösung lässt sich nicht erzwingen. Daher hat sich mit der Problemlösungsstory ein System entwickelt, das Unternehmen Hilfestellung bei der Problemlösung bietet. In dem System werden vier Aspekte einer Problemlösung definiert, die nacheinander in Schleife ausgeführt werden sollen: Plan (Plane), Do (Probiere aus), Check (Überprüfe), Act (Führe es als allgemeinen Standard ein) – PDCA.

Im Rahmen des modernen Lean Managements wurde dieses System weiter verfeinert: Wird infolge einer Prioritätenliste ein Problem in den Blick genommen, beginnt der PDCA-Zirkel. Zunächst gehören dazu fünf Schritte, die mit dem Bereich der Planung zusammenhängen:

  • Das Problem wird anhand von Kennzahlen oder anderen verfügbaren Informationen beschrieben
  • Das beschriebene Problem wird auf seine einzelnen Teilaspekte herunter gebrochen
  • Es werden Ziele gesetzt, die durch die Problemlösung erreicht werden sollen
  • Die Ursachen des Problems werden analysiert, bspw. durch das 5W- oder das Fischgräten-System
  • Es werden Maßnahmen entwickelt, die das Problem beheben sollen

Vor allem das 5W- sowie das Fischgräten-System helfen bei der Analyse der Ursachen, und bedingt auch bei der Zerlegung des Problems. Das 5W-System ist dabei das elementarere System, mit dem sich einfache Probleme schnell analysieren lassen. Es besagt: Frage solange nach dem Warum eines Problems, bis Du auf eine Antwort stößt, deren Ursache offensichtlich ist – damit hast Du die Ursache deines Problems.


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In den meisten Fällen wird man im Laufe einer 5W-Befragung jedoch auf mehrere Antworten stoßen. In solchen Fällen kommt das Fischgräten- oder Ishikawa-Diagramm zur Anwendung. Wie die Gräten eines Fisches oder die Äste eines Baums werden nacheinander die einzelnen Teilursachen des Problems verfolgt. Kommt man an einer Stelle zu mehreren Antworten, so zweigt man neue, feinere Gräten ab. Auf diese Weise entwickelt man ein Diagramm mit allen Ursachen des Problems, die man anschließend ggf. noch gewichten kann.

Hat man nun eine strukturierte Übersicht über das Problem, kann begonnen werden, Maßnahmen zu entwickeln, die eine Verbesserung bewirken sollen. Kreativtechniken wie Brainstorming, Brainwriting oder Methoden des „Querdenkens“ helfen dabei, geeignete Maßnahmen zu finden. Diese werden in einem nächsten Schritt darauf untersucht, ob ihr Aufwand auch in Relation zum Nutzen steht.

Haben sich geeignete Maßnahmen gefunden, werden diese im zweiten Teil ausprobiert und dokumentiert (der sogenannte „Do“-Teil). Wird bei einer Überprüfung („Check“-Teil) festgestellt, dass die Maßnahmen zu einer Lösung des Problems geführt haben, werden diese Maßnahmen schließlich im letzten Teil anhand der Dokumentation zum Standard erklärt.